IT project management

Project quality management

• Indonesia: PPEPP (Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan)
• Internasional: PDCA (Plan, Do, Check, Act)

Project procurement management

Dengan Pak Erwin & Pak Eko! :3

Pak Eko bekerja sebagai dosen sekaligus kepala bagian purchasing di Yayasan Prasmul.

Procurement vs. purchasing

Tim procurement dan purchasing baiknya dibedakan karena bergerak di ranah yang berbeda pula.

Procurement as a strategic process

• Identify needs and requirements
  • "Saya butuh access point sebanyak 30."
• Source and evaluate local, national, or international supplier(s)
• Build and manage supplier relationships
• Perform cost savings and profit margin analysis

Purchasing as transactional activities

• Receive purchase requisitions
• Evaluate quotes from suppliers
• Raise and process purchase orders (PO)
• ...

Steps a purchaser must undertake

Understand the corporate environment

1. Organization type: private, public, or nonprofit
2. Culture, goal, policies
3. Corporate strategy: core competencies → reduce cost, produce, innovate, improve quality

Perform value analysis / value engineering

1. User cenderung tidak mengetahui apa yang mereka butuhkan (sehingga salah melakukan permintaan). "Eh, harusnya flow software-nya enggak begitu deh."
2. Value analysis → redesign an existing product
3. Value engineering → design a new product

Consider all the requirements

• Consumers
• Availability of installation personnel
• Availability of maintenance staff

Relations: supplier-buyer relationship

Spot purchase

• "Beli pen 10.000, on-the-spot saja."

Regular trading

• "Cetak dulu flyer-nya, nanti tagihan dibayar di akhir bulan."

Fixed contract

• Kasus lift, by regulation setiap bulan mesti ada laporan check-up-nya.
• Hosting aplikasi di cloud mungkin memerlukan fixed contract supaya performa aplikasinya terus optimal.

Partnership

• "Network certification dengan vendor ini dimasukkan ke dalam kurikulum."

Joint ventures

• "Huawei menyediakan bukan hanya network hardware, tetapi juga berinvestasi dalam networking lab."

Appraisal criteria: the performance equation

Dalam konteks asesmen supplier, kita mesti mencari supplier dengan capability dan motivation yang tinggi.

1. Quality: Apakah yang ditawarkan supplier sesuai dengan kerangka acuan kita?
2. Availability: Langsung tersedia? Mesti inden sebulan?
3. Service & responsiveness: Langsung cepat respon atau malah lambat?
4. Cost

Dalam meng-assess supplier (memberi penilaian secara objektif), cara paling mudah adalah dengan menggunakan penjumlahan terbobot.

Supplier perception model

1. Marjinal: "Ah, cuman beli satu barang tiap tahunnya."
2. Exploit: "Saya kasih harga mahal saja ke buyer ini."
3. Develop
4. Core: "Buyer ini penting untuk bisnis saya sebagai supplier."

Agar kita (sebagai buyer) dipandang attractive oleh supplier, kita mesti membayar tepat waktu, melakukan dealing dengan efektif dan efisien, cepat merespon, serta bersikap profesional dan etis.

Sebagai best practice dalam meng-assess supplier, kita bisa membangun database yang berisi supplier yang menanggap kita sebagai konsumen core.